お子さんの保育園や幼稚園、小中学校や高校になると必要なのがPTA活動。
PTA役員の方はもちろん、委員会や係になっても、いろいろなお仕事をしなくてはなりません。
中でもお便り作成は必須。
他の活動も必須ではありますが、お便り作成は時間にしばりが無い分、自分のペースで進める事ができます。
必要となる文書の内容も様々ですが、案内文書や通知文書はどのように作ったら良いのでしょう？？
PTA文書、お便りの作り方
ここでは簡単にビジネス文書を例にご紹介します。
PTA文書はビジネス文書と作り方は同じなんです！
PTA文書、お便りの用紙サイズ
基本はA4縦です。
学校などのお便りはほぼA4で統一されていますよね。
時々B5やA5の文書もありますが、正直貰っても困る...というのが私の本音。
お知らせ内容、提出用の切り取り線付きの半分も含めて、とにかくA4に収めるように作りましょう。
PTA文書、お便りの構成
文書番号
管理用の通し番号。無い場合は記載しなくてOKです。
配布日
作成日ではなく配布日です。
宛名
お手紙の宛名を記載します。
PTA会員の皆様、〇年〇組の保護者の皆様、〇年生保護者各位など。
発信者名
学校名、委員会名、役職名、など。
件名
表題となります。1行に収まるように中央揃えにしましょう。
〇〇について、〇〇のご案内、〇〇のご連絡など。
前文
時候の挨拶などを記入します。
日頃の感謝の言葉を続けて記入します。
主文と末文
「さて、」と入れると始めやすいです。
そのまま末文を入れても良いですし、改行して間を空けてから末文を入れても良いです。
別記
「記」と入れ、開催内容など重要事項は、箇条書きにまとめます。
終わりの言葉
「以上」でOKです。
提出用の切り取り線はどこに入れる？
参加可否などの切り取り線をつけて提出していただく場合は最後に入れます。
ワードでは簡単にビジネス文書を作成出来る
ワードの機能では、日付の挿入や事項のあいさつ文など、選択するだけで簡単に入力することが出来る機能があります。
これらを活用すればビジネス文書、PTA文書作成は怖くありません！